Partager, échanger et travailler en ligne… quels risques ?

Les entreprises n’expriment pas les mêmes attentes que le grand public, ni les mêmes besoins. Dans certains cas, partager un fichier ou des dossiers par lien, c’est un risque de donner accès à des informations sensibles et confidentielles. Il ne faut donc pas confondre service d’envoi de fichier gratuit et logiciel professionnel sécurisé.

Si vous recherchez une solution de partage, de stockage et d’échanges pour votre entreprise, il est nécessaire de vous poser certaines questions.

• Quel est le niveau de protection des données ?
• Est-elle conforme aux réglementations ?
• Est-elle évolutive selon vos besoins actuels et futurs ?
• Quelle est la politique de sauvegarde et de restauration des données ?

Lorsque vous tenez compte de ces éléments clés lors du choix de votre plateforme collaborative, la décision peut dépendre de la nature des fichiers que vous partagez ainsi que des fonctionnalités souhaitées de la plateforme.

Google Drive, pour partager des documents ?

Google Drive est l’un des espaces de dépôts de documents collaboratifs les plus répandus.  Cet espace vous permet d’inviter vos collaborateurs dans un espace dédié et gratuit, limité à 15 Go.  Vous avez la possibilité de créer des documents en mode collaboratif avec les outils de la suite Google (Docs, Sheets, Slides, etc…).

Google Drive, est une solution de partage facile et complète pour le particulier qui n’attache pas d’importance à ce que Google lise ses données. Cependant, pour une utilisation professionnelle, ce n’est pas la solution idéale quant au respect des données privées. En effet, Google a été réprimandé par certains organismes européens pour son traitement des données jugé non conforme aux lois en vigueur. Dans un cadre professionnel avec des transferts de fichiers sensibles, ce n’est pas la solution à privilégier.

Taonix, une plateforme collaborative qui mise sur la sécurité et la confidentialité

Après une analyse de vos besoins, nous construisons un environnement numérique en cohérence avec votre stratégie. Notre équipe met en place les modules de gestion qui correspondent aux fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. En fonction de vos demandes et des orientations de votre projet, nos experts les ajustent et les font évoluer.

Protection des données

Taonix prend en charge toute la partie technique pour en garantir le bon fonctionnement en apportant tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture d'un service de qualité, conformément aux usages de la profession et à l'état de l'art.

Située en France, Taonix a la pleine gestion de sa plate-forme d'hébergement. Les mises à jour de sécurité système et logiciel sont déployées sans délai afin de nous affranchir de toute intrusion dans notre infrastructure. Nous adoptons une procédure de vérification automatique journalière ainsi qu’une procédure manuelle hebdomadaire sur l’ensemble de nos serveurs.

L’accès aux outils et interfaces d’administration est limité aux seules personnes habilitées via une restriction sur les adresses IP utilisées. Taonix utilise dès que cela est possible, des comptes à privilèges réduits et authentification forte pour les opérations de maintenance comme par exemple le déploiement d’un correctif ou d’une mise à jour du CMS qui gère vos sites.

Politique de sauvegarde et de restauration des données

Chez Taonix, nous assurons une double sauvegarde de nos serveurs :

• une sauvegarde interne en temps réel,
• une sauvegarde externe quotidienne.

La sauvegarde interne (RAID 1) consiste à doubler tous nos disques durs afin d’avoir un disque de rechange. Ce disque de rechange copie en temps réel les données du disque principal et prend automatiquement le relais en cas de défaillance matérielle.

La sauvegarde externe quotidienne est un historique de 30 jours des fichiers et de la base de données. Les sauvegardes sont externalisées vers un data-center différent de celui affecté à la production.

En cas de perte ou de dégradation des données par les administrateurs ou les utilisateurs du site, Taonix peut, sur demande d’un client, procéder à la restauration totale ou partielle de la sauvegarde effectuée la veille.

Exemples de mise en pratique

• Fidance : plateforme collaborative entre Fidance, les partenaires bancaires et les clients.
• Forêt Logistique Conseil : espace d’échanges cloisonnés réservés aux clients pour le partage de documents.
• Réseau GESAT : espace collaboratif pour favoriser les échanges et mutualiser les pratiques du secteur afin de faciliter la construction d'offres correspondant aux attentes des acteurs économiques dans le respect des missions médico-sociales et sociales des ESAT et EA.
• A-dgs, Association des Directeurs Généraux des Services : espace adhérent, permettant de proposer et consulter des documents, de bénéficier d’un forum, d’organiser des rencontres et des séminaires…

En résumé

Les plateformes « gratuites » pour les particuliers, et pour les petites entreprises, peuvent être suffisantes et donnent les moyens d’accéder facilement à un espace collaboratif de partage de documents. Néanmoins, il est important de garder à l’esprit que la protection et le stockage des données ne sont pas totalement fiables.

Dans un cadre professionnel, le partage de documents sur des solutions gratuites peut représenter un risque. Malgré la sécurité apportée par la majorité de ces outils, ils ne sont pas infaillibles.

Si vous partagez régulièrement des document, discussions… confidentiels, il est préférable de se tourner vers un outil professionnel, sécurisé et donc payant.